Digitale formulieren maken, slim met workflow ..

Digitale workflow formulieren. Formulieren spelen een belangrijke rol in het beheersen van processen in de organisatie. Dus verbeteren met digitale formulieren is dan extra interessant. Zeker met workflow formulieren.  Of het nu gaat om kwaliteitsmanagement, een VCA veiligheidschecklist, een checklist voor operational excellence of een indienst-proces waar verschillende afdelingen zijn betrokken. Digitalisering gaat steeds verder, ook voor (workflow) formulieren. En niet alleen omdat we steeds mobieler werken.
 

Digitaal workflow formulier, voordelen

Een foutieve gedachte is dat een digitaal formulier simpelweg de vertaling is van een papieren formulier. Een digitaal formulier werkt toch heel anders op een beeld. Het past zich aan aan de afmeting van het beeldscherm of het nu een PC-scherm is, een tablet of een smartphone. Ook de gebruikerinteractie verschilt. Op een PC is een muis beschikbaar en op een smartphone zijn hulpschermen beschikbaar om gegevens in te voeren.
Daarnaast kunnen de ingevoerde gegevens worden gevalideerd, kan met een zg. mouse-over extra toelichting worden gegeven en kunnen delen van het formulier verborgen dan wel zichtbaar worden gemaakt afhankelijk van eerder gegeven antwoorden.
Het belangrijkste is misschien nog wel het kunnen toevoegen van een workflow. Veel formulieren zijn in lagen opgezet om de stappen in het proces te visualiseren. Met een workflow is dit meteen 'digitaal verankerd' in het proces. Gebruikers krijgen bericht wanneer ze wat moeten doen. En het is later zichtbaar wie wat wanneer heeft gedaan.

Samengevat, komen digitale workflow formulieren het beste tot zijn recht als de volgende aspecten een rol spelen:

• de werkvolgorde
• de aantoonbaarheid van activiteiten
• escalatiemechanisme
• mobiel gebruik icm camera
• resultaten bepalen layout formulier
• direct inzicht verzamelde data
   

Digitaal workflow formulier, aandachtspunten

Duidelijk digitale formulieren besparen een hoop werk achteraf. Denk bij het succesvol digitale formulieren maken aan de volgende aandachtspunten: 

1. Duidelijk doel
   Maak de gebruiker duidelijk wat het doel van het formulier is en dat invullen zinvol is. Leg uit wat verwacht wordt en wat met het formulier gaat gebeuren. Voorkom nutteloos ingevulde formulieren. En geeft het formulier natuurlijk een duidelijke titel. 
    
2. Relevante en duidelijk vragen
   Stel duidelijke, enkelvoudige vragen. Eén ding tegelijk en hou de vragen in het formulier kort en bondig. De vragen zijn natuurlijk relevant voor het doel van het formulier.
    
3. Juiste velden
   Pas de juiste velden toe, overeenkomend met de vraag. Markeer verplichte velden met een *. Meerkeuze vragen moeten glashelder zijn. Tekstvakken moeten voldoende ruimte geven. Pas waar nodig datumvelden toe.
    
4. KISS: Keep It Simpel and Stupid
   Maak het formulier kort en bondig. Gebruik context gevoelige velden in het formulier zodat de invuller alleen vragen te zien krijgen die op hem van toepassing zijn. Denk aan KISS.
    
5. Toelichting vooraf
   Geef de toelichting vooraf. Dit voorkomt foutief invullen van het digitale formulier. Wees in de toelichting zo beknopt en duidelijk mogelijk.
    
6. Foutloos
   Formulieren moeten foutloos zijn. Om te zorgen dat ze met zo min mogelijk moeite worden ingevuld en om afhakers te voorkomen. Het gaat vaak om onwetende gebruikers, die voor het eerst het digitale formulier invullen!
    
7. Alledaagse taal
   Gebruik alledaagse taal, met uitsluitend nuttige informatie. Kort en leesbaar. Vermijd jargon. Maak het scanbaar.
    
8. Gevecht om de vierkante millimeter
   Digitale formulieren worden steeds meer op mobile devices ingevuld; een gevecht om de vierkante millimeter. Zorg ervoor dat ook met een klein invulscherm, het online formulier goed is in te vullen. Gebruik een formulier met responsive design. 
    
9. Na verzenden
   Maak de gebruiker duidelijk wat er na het verzenden gebeurt met het formulier en ZIJN gegevens. Maak zonodig al in het formulier duidelijk wat de workflow is. 
    
10. Test formulieren
    Vaak is het onduidelijk tegen welke problemen de gebruiker aanloopt. Test het digitale formulier daarom vooraf.

Na de regels de software.
Deze korte video toont het gebruik van het management systeem Infoware als cloudoplossing voor digitale formulieren. 
Bekijk voor een uitgebreide uitleg onze productpagina van Infoware, de demo-omgeving van Infoware of probeer het NU (in 60 seconden ..).